Welke back-up methode gebruik jij?
Wekelijks zijn wij als organisatie bezig met het maken en terugzetten van back-ups. Ook ontvangen wij hier veel vragen over vanuit de markt. Dit is voor mij de ideale reden om hier wat over te schrijven. Back-ups zijn namelijk een erg belangrijk bedrijfsproces wat door veel organisaties erg wordt onderschat.
De volgende punten zal ik bespreken;
• Waarom back-ups?
• Back-up methodes
• Voor- en nadelen van de verschillende back-ups
• Conclusie
Waarom back-ups?
Ik denk dat dit een vraag is die eigenlijk niet gesteld hoeft te worden. Toch wil ik graag wat toelichting geven over waarom het zo belangrijk is om ten alle tijden een goede back-up te hebben van bedrijfsdata.
Het gebeurt vaak binnen bedrijven dat personeelsleden bestanden verwijderen die niet verwijderd moesten worden. Soms kunnen deze bestanden handmatig opnieuw gecreëerd worden, maar vaak kost dit veel tijd of is dit helemaal niet mogelijk. Wanneer een bestand via een back-up terug gezet kan worden, is dit vaak sneller. Echter hangt dit volledig af van de manier waarop een organisatie back-ups maakt. Bij bepaalde manieren van back-uppen kan je eenvoudig losse bestanden terugzetten, bij andere moet je eerst de server volledig herstellen voordat je ook maar één bestand kan terug vinden. Dit zijn allemaal factoren om rekening mee te houden wanneer je bezig bent met het inrichten van back-ups.
Back-up methodes
Er zijn talloze verschillende methodes om data te back-uppen. Ik zal hier de meest gebruikte even op een rij zetten en hierbij kort beschrijven wat de methode in houd.
– Lokale externe hardeschijven
Veel bedrijven die geen tot weinig tijd investeren in het opzetten van een goede back-up neigen al snel naar een lokale externe hardeschijf, welke vaak via firewire of USB wordt verbonden met de server, in sommige gevallen rechtstreeks op de computer. Wat wij vaak zien is dat men met één of ander ‘gevonden’ script data van de server (of pc) naar de externe hardeschijf kopieert. In sommige gevallen doet men het zelfs handmatig(!). Uiteraard is de één hier heel erg consequent in, maar over het algemeen genomen vergeet menig persoon wel eens de kopieeractie aan te zetten. Nog maar niet te spreken over het controleren van de gekopieerde data. Maar het woord zegt het eigenlijk al, het is een kopie. Een kopie is geen back-up!
Een back-up zijn meerdere kopieën van data gemaakt op verschillende periodieke momenten, waarbij het mogelijk is om data die 12 maanden geleden gemaakt / gewijzigd is terug te halen. Met een back-up kan je dus niet alleen terug naar gister, maar ook terug naar eergister, de dag daarvoor, de week daarvoor, de maand daarvoor, zelfs het jaar daarvoor. In sommige uitzonderlijke gevallen, en dan bedoel ik echt de uitzonderingen onder ons, heeft men dit wel op deze manier geregeld. Een back-up netjes op een lokale usb schijf. En toen viel die schijf om en was hij stuk… Weg “back-up”.
Voordelen:
Makkelijk voor iedere beheerder op te zetten
Nadelen:
Is geen back-up, niet veilig bij waterschade en/of brand, als schijf defect raakt ben je alles kwijt.
– Back-up via tape
De wat degelijkere methode, die veel bedrijven op het moment nog steeds gebruiken, is de back-up via tape. Het voordeel van tapes is dat deze manier van back-uppen relatief goedkoop is. Maar zoals het met veel zaken is, goedkoop is vaak ook duurkoop. Tape back-up mag dan wel een lagere investering met zich meebrengen, het is ook een zeer arbeidsintensief en dus foutgevoelig proces.
Waarom? De meeste MKB’ers hebben geen tape-robot en verwisselen zelf de tapes met de hand. Dit wordt vaak dagelijks door een vast persoon gedaan. Tapes worden dan opgeborgen in de kluis (die in het zelfde pand staat als de servers) of men neemt de tapes mee naar huis. Best slim zou je denken.
Maar wat nou als de persoon die dit dagelijks doet ziek is? Het een keer vergeet? Ik denk dat überhaupt geen van deze personen controleert wat er op de tape staat na afloop van de back-up? Men gaat er maar vanuit dat de juiste data er op staat.
Het gebeurd overigens ook regelmatig dat deze mensen de back-up tape in een tas doen, vervolgens met deze tas op een vrijdagmiddag een café in gaan, en de tas in het café vergeten. Hierdoor ligt de volledige back-up van het bedrijf op straat en is de data waar het bedrijf zo zuinig op is voor de minder eerlijke vinder toegankelijk. Het lijkt misschien vergezocht, maar ik heb het meer dan één keer meegemaakt.
Voordelen:
Lage investering, back-up kan buiten de deur bewaard worden.
Nadelen:
Back-up kan kwijtraken na meenemen, tapes moeten handmatig verwisseld worden.
– Online back-up
Een beter alternatief, wat tegenwoordig steeds meer wordt gebruikt, is online back-up. Het voordeel van Online Back-up is dat de back-up na eenmalig instellen, verder geen handelingen meer vergt. De back-up wordt naar een locatie buiten het bedrijfspand gemaakt, waardoor bij eventuele brand, waterschade of andere lokale scenarios de back-up nog steeds veilig opslagen staat in de cloud. Een ander voordeel van Online Back-up is dat je gemakkelijk en sneller enkele bestanden terug kunt zetten. Op het moment dat een medewerker een bestand per ongeluk verwijderd is deze heel gemakkelijk weer te herstellen. De éénmalige investering is vaak nihil, echter kan de maandelijkse investering hoger zijn dan bij traditionele back-ups. Je krijgt hier wel een betere en betrouwbaardere back-up voor terug.
Voordelen:
Back-up buiten bedrijfspand, geen menselijke handelingen nodig, gemakkelijk data terugzetten
Nadelen:
Investering ligt vaak net iets hoger dan tape back-up.
Conclusie
De veiligste back-up is een online back-up als het gaat om servers die binnen het MKB worden gebruikt. Data staat veilig buiten de deur, er zijn geen menselijke handelingen nodig en over eenmalige investeren wordt ook niet gesproken. De maandelijkse uitgave wordt snel terugverdiend wanneer je de bedrijfsdata echt kwijt bent.
Wil je meer weten over dit onderwerp of wil je dat ik eens vrijblijvend naar jouw back-up kom kijken? Mail of bel mij gerust.
